磁材事业部档案管理制度

第一章  总则

第一条  为了对部门各类文件进行收集、梳理和管理，有效地保护和利用档案资源，特制定本制度。

第二条  部门档案是指除去向综合档案室移交的档案之外，在重点实验室、部门、课题组日常运营和管理活动中，直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等形式且不涉密的资料。部门档案要做到完整、准确、系统、安全和便于利用，任何人不得占为己有或拒绝归档。 

第三条  部门档案工作是部门科研和管理工作的重要组成部分，部门负责人为本部门档案工作的直接领导，部门档案员为本部门档案工作的统筹和执行人，部门各公共事务人员为执行和落实人。部门档案工作需明确列入公共事务人员的职责范围内，档案工作完成情况是公共事务人员业绩考核的一项基本内容，计入年终考核评分项。

具体分工如下：

第二章  管理体制及职责

第四条 部门档案员依据职责范围负责本部门档案工作统筹与汇总，部门各公共事务人员按照职责分工，负责业务相关档案的收集与编写，形成“分工明确、各司其职”的部门档案工作责任体系。

第五条  部门档案员主要职责是：

（1）督促、指导部门相关人员做好文件材料的形成、搜集、积累、整理和制作，并按归档要求验收各类档案资料。

（2）对档案进行集中保管，不断提高档案著录、编目、查询、检索、开发利用水平，最大限度的满足全部门使用的需求；

（3）每年4月30日前完成部门上年度档案的汇编；

（4）依照上级要求，负责完成本部门档案其他相关工作；

第六条  部门各相关公共事务人员岗位职责主要是：

（1）结合本人工作职责及实际需要，协助部门档案员建立档案管理制度，确定归档范围及归档标准；

（2）完成本人职责相关档案材料的积累、整理、制作和归档工作；

（3）按照归档要求，每年3月31日前完成部门上年度相关档案的收集、整理、统计、汇编；

（4）依照上级要求，协助档案员完成部门档案其他相关工作；

第三章  归档要求

第七条  全体员工和研究生应加强立档意识，应结合工作情况和学习情况随时搜集、积累和整理形成的文件材料并及时配合部门相关人员归档。

第八条  各相关人员应依据各类档案归档要求，按时将形成的各类档案移交部门档案室归档。

第九条  部门档案室按下列要求进行归档验收：

（1）除特殊文件外（签字版、投票结果等），优先选用电子版档案；

（2）纸质档案需有编号、有电子汇总目录清单；

（3）电子档案（电子文档、照片）命名需要具备时间-事件-关键要素、汇总目录清单；

不符合以上要求的档案，部门档案室可不予接收;并督促和协助公共事务人员进行限期改进。

第四章  立档范围

第十条  部门档案立档范围按照类别划分包括：设备档案、科研项目档案、党团文化档案、安全卫生档案、信息宣传档案、人事档案、会议档案、研究生档案、博士后档案、获奖及奖励档案、重点实验室档案、部门规章制度等管理文件档案等。归档明细表见本制度附件1《磁材事业部门档案归档范围明细表》

第五章  档案借阅和利用

第十一条  查阅部门档案资料，必须登记《档案查阅登记表》方可借阅。一般情况下，只允许本部门人员查阅，且只限在档案室阅读，不可携出。

第十二条  科研项目档案查阅，须经归档课题负责人和部门负责人邮件形式授权批准（或者审批单签字）方可查阅。

第十三条  借阅档案应仅限于借阅人本人使用，应爱护档案、维护档案本来面目；任何人不得对档案进行涂改、勾划、剪裁、损坏、拆卷及转借，如借阅过程中发现上述问题的，由借阅人承担责任并按相关规定予以处理。

第六章  附则

第十四条  本管理制度由磁材事业部部务会负责解释，自印发之日起施行。

附件1：NIMTE-记录-51-02-01 《档案归档范围》

附件2：NIMTE-记录-51-02-02 《档案归档要求》

附件3：NIMTE-记录-51-02-03 《档案查阅登记表》